‘Dartsclub The Stallion Bullets’

6.1 Lidmaatschap

a. De vereniging behoort tot geen enkele filosofische strekking, noch politieke invloedssfeer, noch andere sportieve organisaties en staat open voor iedereen.
De aangesloten leden gaan om met respect voor:

• de andere leden.
• supporters.
• klanten in het café waar ons dartslokaal is gelokaliseerd.
• de buurtbewoners.
• het logistiek materiaal in eigendom van de vereniging met name; de dartskasten, dartsborden, surround + verlichting, oche vloerplaten, schrijfmateriaal, trofeeën.
• logistiek materiaal van de wedstrijdtafel en interieur van het dartslokaal en café.

b. Aangesloten leden die inbreuk doen tegen in punt a opgenomen waarden en normen, zal door een unanieme beslissing van het bestuur zijn lidmaatschap worden ingetrokken en een verbod krijgen om zich opnieuw aan te sluiten bij onze vereniging.
Een speler die zijn lidmaatschap wordt ingetrokken, heeft geen recht op een teruggave van zijn eerder betaalde inschrijvingsgelden.

c. Een persoon wordt lid van de vereniging op de dag van ondertekening van het inschrijvingsformulier en akkoord van het huishoudelijk reglement.

d. Er zijn actieve en niet-actieve leden.

e. Het lidmaatschap en verzekering burgerlijke aansprakelijkheid lopen van de start van het seizoen op 1 september t.e.m. 31 augustus en kan jaarlijks worden verlengd.

f. Het lidgeld bedraagt de kostprijs voor jaarlijkse verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en €5 per deelname aan een speeldag van de maandelijkse competitie. Dit lidgeld wordt ter plaatse in het lokaal betaald aan de penningmeester.

g. Privacy.
Op het inschrijvingsformulier geeft het lid aan:

• dat foto’s die worden genomen tijdens de competitie of tornooien georganiseerd door de vereniging of externe organisaties, waarop het betreffende lid zicht- en herkenbaar staat, al dan niet mogen gepubliceerd worden op de website en/of whatsapp-groep van de vereniging.
• Het telefoonnummer van het lid al dan niet mag toegevoegd worden in de whatsapp-groep van de vereniging.

Het telefoonnummer en e-mailadres van de aangesloten leden, wordt beheert door het bestuur en wordt enkel gebruikt voor de interne communicatie binnen de vereniging.
De persoonlijke gegevens met name telefoonnummer en e-mailadres van de leden worden niet gepubliceerd op de website van de vereniging en wordt door niemand van de bestuursleden gedeeld met andere personen of andere organisaties zonder uitdrukkelijk akkoord van de betreffende persoon.

h. De meest recente versie van het huishoudelijk reglement kan door de leden ten allen tijde worden geraadpleegd op de website van de vereniging of kan een papieren versie verkrijgen bij de de secretaris van het bestuur.

6.2 Het bestuur

a. Het bestuur bestaat uit 6 leden van de vereniging: de voorzitter, secretaris, penningmeester, logistiek verantwoordelijke, logistiek ondersteuner en organisatie/administratief ondersteuner.

b. De taken van de verschillende bestuursleden:

Voorzitter:

• de vereniging vertegenwoordigen.
• leiding geven aan het bestuur.
• de bestuursvergaderingen voorzitten.
• na de bestuursvergaderingen zorgen dat de genomen besluiten worden uitgevoerd.
• beheer uitslagen, klassementen, website en WhatsApp-groep van de vereniging.
• planning bestuursvergaderingen.
• de agenda en verslag van de bestuursvergaderingen opmaken.
• bijwonen sportraad gemeente Oosterzele.

Secretaris:

• beheer statuten feitelijke vereniging en huishoudelijk reglement.
• beheer inschrijvingsformulieren van de aangesloten leden.
• opmaak en opvolgen subsidiedossier en wettelijke ondersteuning.

Penningmeester:

• beheer financiën (balans, jaarrekening) en rekening van de vereniging.
• ophalen inschrijvingsgeld maandelijkse competitie, tornooien of andere activiteiten georganiseerd door de vereniging.
• plaatsen van bestellingen logistiek materiaal.
• bijwonen sportraad gemeente Oosterzele.

Logistiek verantwoordelijke:

• beheer en onderhoud logistiek materiaal in dartslokaal.
• beheer en organisatie logistiek materiaal voor tornooien en andere activiteiten georganiseerd door de vereniging.

Logistiek ondersteuner:

• logistiek verantwoordelijke ondersteunen in beheer en onderhoud logistiek materiaal in dartslokaal.
• logistiek verantwoordelijke ondersteunen in beheer en organisatie logistiek materiaal voor tornooien en andere activiteiten georganiseerd door de vereniging.

Organisatie/administratief ondersteuner:

• ondersteuning bij de organisatie en administratie van tornooien of andere activiteiten.

Vertrouwenspersoon:

• Lode De Moor is vertrouwenspersoon van de vereniging.
  De taken van de vertrouwenspersoon bij onze dartsvereniging omvat het bieden van een laagdrempelig en vertrouwelijk aanspreekpunt voor onze leden met vragen en klachten over ongewenst gedrag, zoals pesten of intimidatie. De vertrouwenspersoon luistert naar het verhaal, treedt op als bemiddelaar en geeft advies over mogelijke vervolgstappen (zoals informele oplossingen, klachtenprocedures of verwijzing naar externe hulp), en ondersteunt bij het indienen van een formele klacht.

b. Het bestuur wordt aangesteld voor een onbeperkte periode. Bij ontslag of zelfgekozen uittreding uit het bestuur, wordt het betrokken bestuurslid zo snel mogelijk vervangen. In elk geval moeten minstens 3 bestuursleden in dienst blijven voor de verdere werking van de vereniging.

c. Het bestuur beslist unaniem over het uitbreiden of inkrimpen van het aantal bestuursleden in functie van de nood van de vereniging, het algemeen belang en de beschikbaarheid van de bestuursleden.

d. Buiten de door hen werkelijk gedragen kosten in het algemeen belang van de vereniging en vooraf goedgekeurd door het bestuur, kunnen de bestuursleden op geen enkele vergoeding aanspraak maken.

e. De functies en basistaken van de bestuursleden kunnen tussen de bestuursleden onderling worden verdeeld of worden overgenomen in geval van langdurige afwezigheid of overmacht.

6.3 Bestuursvergaderingen

a. Per seizoen worden minstens drie fysieke bestuursvergaderingen georganiseerd om de vlotte werking van de vereniging te garanderen.

• Een vergadering voor de start van het nieuwe seizoen in september.
• Een vergadering in de maand januari van het lopende seizoen.
• Een vergadering in de maand juni voor het afsluiten van het seizoen.

b. Er kunnen extra bestuursvergaderingen worden georganiseerd in functie van de nood en voor het organiseren van dartstornooien of andere activiteiten in naam van de vereniging.

c. De agenda van de bestuursvergadering wordt door de secretaris opgemaakt volgens de de vraag en input van de bestuursleden, vragen of suggesties van de leden en openstaande actiepunten uit de voorafgaandelijke bestuursvergadering.

d. De secretaris maakt het verslag van elke bestuursvergadering en bezorgt dit digitaal aan de andere bestuursleden, zodat het ter goedkeuring kan voorgelegd worden op de volgende vergadering.

e. Er moeten minstens 4 van de 6 bestuursleden aanwezig zijn, om de bestuursvergadering te laten doorgaan.

6.4 Besluitvorming

a. De te nemen beslissingen door het bestuur tijdens de bestuursvergaderingen, worden in consensus genomen door de aanwezige bestuursleden.

b. Elk bestuurslid kan een stemming vragen om tot een beslissing te komen indien nodig.

• Om een stemming uit te voeren moeten alle bestuursleden aanwezig zijn.
• Een meerderheid aan stemmen is nodig om tot een beslissing te komen.
• Bij een gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
• Een stemming wordt openbaar gehouden, tenzij een bestuurslid verzoekt om tot een geheime stemming over te gaan.

c. De samenstelling van het bestuur en de verdeling van de functies en taken, worden aan de leden gecommuniceerd via de website van de vereniging.

6.5 Financiën

a. De penningmeester verzorgt het financieel beheer van de vereniging en geeft elke bestuursvergadering een overzicht van de financiële toestand.

b. Naast de penningmeester, hebben de voorzitter en secretaris een volmacht op de bankrekening van de vereniging. De penningmeester is echter het eerst aangewezen bestuurslid voor de uitvoering van alle financiële verrichtingen.

c. In geen enkel geval mag het saldo van de financiële balans negatief worden.

d. Alle ontvangsten en uitgaven moeten goedgekeurd worden door het bestuur, maar in geval van hoogdringendheid beslist worden door de penningmeester, voorzitter of secretaris.

e. Het kassaverslag en de financiële boekhouding worden jaarlijks door de penningmeester ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd, tijdens de eerste bestuursvergadering voor de start van het nieuwe seizoen.

f. Na eventuele schriftelijke of digitale aanvraag door een gewoon lid, zal een door het bestuur “voor éénsluitend afschrift” getekend beknopt overzicht van de inkomsten en uitgaven van de vereniging van het voorbije jaar ter inzage gesteld van de aanvrager.

6.6 Organisatie van van de maandelijkse competitie, tornooien of andere activiteiten

6.6.1 Maandelijkse competitie, Koningschap en prijsuitreiking

a. Tijdens een bestuursvergadering wordt de beslissing genomen over de data van de verschillende speeldagen van de maandelijkse competitie, de data van het jaarlijkse Koningschap en de prijsuitreiking.

b. De bestuursleden beslissen over de format en spelregels van de maandelijkse competitie. De format en spelregels worden naar de leden gecommuniceerd via de website van de vereniging en
mondeling toegelicht tijdens de eerste speeldag van het nieuwe seizoen.

c. Tijdens één seizoen van de maandelijkse competitie (vanaf de start van de eerste speeldag tot en met de laatste speeldag), worden de format en spelregels niet meer aangepast.

d. Enkel in geval van overmacht kan de data van een speeldag worden verlegd, door een unanieme beslissing van de bestuursleden.

e. De leden kunnen ideeën of suggesties over de format en/of spelregels schriftelijk of mondeling communiceren naar één van de bestuursleden die dit op de agenda plaatsen van de volgende bestuursvergadering.

f. Tijdens een bestuursvergadering beslist het bestuur voor aanvang van het nieuwe seizoen, het aantal en welke leden mogen deelnemen aan de maandelijkse competitie, zodat de maandelijkse competitie op een vlotte manier en volgens de in punt 6.1.a opgenomen voorwaarden kan verlopen.

g. Het bestuur beslist de invulling, kostprijs en organiseert de prijsuitreiking op het einde van het seizoen voor alle aangesloten leden.

Doelstelling is om het dartseizoen in schoonheid af te ronden met een hapje en een drankje en de winnaars te eren.

6.6.2 Tornooien

a. Het bestuur beslist het aantal en bijhorende data waarop dartstornooien zullen plaatsvinden in naam van de vereniging.

b. Het bestuur coördineert de organisatie van een tornooi in naam van de vereniging met bijhorende administratieve taken en wettelijke verplichtingen.

c. De financiering van een tornooi zal gebeuren door middel van de beschikbare financiële middelen van de vereniging, het inwinnen van sponsoringsmiddelen en het ontvangen van inschrijvingsgeld door de deelnemers.
Alle inkomsten en uitgaven moeten goedgekeurd worden door het bestuur.
Na aftrek van de gemaakte kosten, wordt de netto winst gestort op de bankrekening van de vereniging.

d. Het bestuur zal aan de leden vragen om vrijwillig een handje toe te steken tijdens de voorbereiding, de dag van het tornooi en tijdens het opruimen na afloop.
De leden zijn vrij te kiezen om vrijwillig mee te werken of niet.
Er worden geen vergoedingen betaald aan de bestuursleden en de vrijwilligers.

f. Na afloop van een tornooi, vindt op de volgende bestuursvergadering een feedback moment plaats over:

• de organisatie en voorbereiding.
• het verloop van het tornooi.
• het financieel rapport.
• opstellen verbeterpunten.

6.6.3 Andere activiteiten

a. Het bestuur beslist over de invulling, kostprijs en coördineert de organisatie van andere activiteiten om inkomsten te vergaren voor de werking van de vereniging, of een leuke activiteit voor de leden.

b. De leden kunnen ideeën of suggesties voor het organiseren van andere activiteiten schriftelijk of mondeling communiceren naar één van de bestuursleden die dit op de agenda plaatsen van de volgende bestuursvergadering.

c. De leden zijn vrij te kiezen om vrijwillig mee te werken of niet.
Er worden geen vergoedingen betaald aan de bestuursleden en de vrijwilligers voor de organisatie van andere activiteiten.

6.7 Slotbepalingen

a. Voorstellen tot wijziging van dit reglement door bestuursleden, dienen te gebeuren tijdens een bestuursvergadering. Het bestuur beslist bij consensus of eventueel door stemming over wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement.

b. De gewone leden kunnen individueel voorstellen tot wijziging van dit huishoudelijk reglement schriftelijk indienen bij de voorzitter of secretaris. Het bestuur beslist over de goedkeuring van deze voorstellen en vanaf wanneer die van kracht worden in het huishoudelijk reglement.

Een wijziging in het huishoudelijk reglement wordt aangepast op de website van de vereniging en gecommuniceerd naar alle leden.

c. Het bestuur besluit tot de eventuele ontbinding van de vereniging met een consensus tussen alle bestuursleden. Deze beslissing moet bovendien worden bekrachtigd door een volstrekte meerderheid (de helft plus één) van de aangesloten leden.

d. Bij ontbinding van de vereniging zal haar patrimonium worden gebruikt voor een afscheidsfeest voor de aangesloten leden.

© 08-11-2024| opgesteld en ondertekend door de bestuursleden van ‘Dartsclub The Stallion Bullets’.
De inhoud mag niet worden gedupliceerd of verspreid zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur.